Министерство экономического развития Российской Федерации
Министерство экономического развития Российской Федерации
Eng
Перевод документов в электронный вид

В настоящее время в законодательстве Российской Федерации закреплено обязательное хранение многих документов в бумажном виде и установлены длительные сроки их хранения (до 75 лет). Это приводит к значительным затратам организаций. Так, например, затраты одного крупного банка на хранение бумажных документов могут составлять до 2,5 млрд. рублей в год.

Проект федерального закона № 1173189-7 «О внесении изменений в Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и отдельные законодательные акты Российской Федерации» (в части регулирования вопросов конвертации электронных документов, их хранения, создания электронных и (или) материальных дубликатов документов) (далее – законопроект) разработан во исполнение пункта 1.2 паспорта федерального проекта «Нормативное регулирование цифровой среды» национальной программы «Цифровая экономика Российской Федерации».

Законопроектом планируется ввести базовое регулирование создания юридически значимых электронных дубликатов бумажных документов и создать правовые основы для долговременного хранения документов в электронном виде,  что позволит бизнесу заменить бумажные оригиналы документов на их электронные дубликаты при сохранении их юридической значимости.

В частности, законопроект регулирует следующие вопросы:

1.  Устанавливаются требования к процедуре создания электронных дубликатов бумажных документов при соблюдении которых дубликат документа будет юридически равнозначен исходному документу. Сохранение юридической значимости обеспечивается путем соблюдения совокупности следующих условий:

а) создание дубликата обладателем исходного документа (в отношении документа, который он единолично подписал) либо обладателями исходного документа совместно; лицом, имеющим лицензию, или иными лицами, предусмотренными федеральным законом; б) сохранение содержания и формы (визуального представления) исходного документа; в) подписание дубликата усиленной электронной подписью лица;, г) электронный дубликат содержит метку доверенного времени;

2. Устанавливаются требования к процедуре конвертации электронных документов (перевод электронного документа из одного формата в другой), при соблюдении которых конвертированный документ будет юридически равнозначен исходному. Сохранение юридической значимости обеспечивается путем соблюдения совокупности следующих условий: а) конвертация проведена надлежащим лицом; б) в конвертированном документе сохранены в неизменном виде содержание и структура исходного документа; в) конвертированный документ подписан усиленной квалифицированной электронной подписью лица (лиц), проводящего (проводящих) конвертацию; г) конвертированный документ содержит метку доверенного времени и др.;

3. Предусматривается возможность сокращения срока хранения:

  • исходных бумажных документов при их «оцифровке» в соответствии с законопроектом;
  • исходных электронных документов при их конвертации в соответствии с законопроектом.

При соблюдении установленных требований срок хранения исходных документов может быть сокращен до одного года, по прошествии которого исходный документ можно уничтожить и не нести затраты на его хранение (иные сроки могут быть предусмотрены федеральным законом, нормативным правовым актом Правительства Российской Федерации или нормативным актом Банка России). При этом созданный документ взамен исходного подлежит хранению в течение оставшегося срока.

Данная опция будет неприменима к следующим документам:

  • документам, содержащих сведения, составляющие государственную тайну;
  • документам Архивного фонда Российской Федерации;
  • документам, удостоверяющих личность;
  • иным документам, если запрет создания их электронных дубликатов предусмотрен федеральными законами

4. Устанавливаются условия для начала нового вида предпринимательской деятельности по юридически значимому хранению электронных документов (конвертации, созданию дубликатов): если компания не желает самостоятельно соблюдать требования к хранению  электронных документов (конвертации, созданию дубликатов), она может обратиться к специальным организациям.

Такие организации по общему правилу будут подлежать лицензированию, кроме случаев, когда закон прямо наделяет такими полномочиями особых субъектов (например, сейчас отдельные права по юридически значимой конвертации есть у нотариусов).

17 мая 2021 г. законопроект внесен в Государственную Думу.

Дата публикации: 19 ноября 2020
Ссылка: https://www.economy.gov.ru/material/directions/gosudarstvennoe_upravlenie/normativnoe_regulirovanie_cifrovoy_sredy/perevod_dokumentov_v_elektronnyy_vid/
Подписаться на рассылку
Вид шрифта:
Межбуквенный интервал:
Размер шрифта:
Цвет сайта:
Изображения: